Hieronder lees je weer een bestuurs-nieuwsbrief met daarin toelichting op en verantwoording over lopende zaken. Dit keer vier grotere onderwerpen, te weten:
- Geen najaars-ALV maar tafelgesprekken op 6 & 7 november
- Terugblik op de periode juli 2020- augustus 2021
- Financiële consequenties van corona maatregelen
- Gemeentelijke plannen rondom volkstuinen zijn alarmerend
Maar om te beginnen: wat een fijn feestweekend!
Afgelopen weekend konden wij na lange tijd weer eens beleven wat het betekent om een vereniging te zijn. Met veel verschillende activiteiten op zaterdag en zondag, twee tentoonstellingen en prachtig weer, zodat wij konden genieten op het voorplein en het kantineplein. Heel veel dank aan iedereen die hieraan bijgedragen heeft. Het is leuk dat zulke inspanningen worden beloond met blije bezoekers, dus ook daarvoor dank. De redactie van de Groene Blijdorper werkt aan een foto-impressie.
1. Geen najaars-ALV maar tafelgesprekken op 6 & 7 november
Volgens de statuten moeten wij jaarlijks minimaal 1 ALV houden. Dat is dit voorjaar gebeurd. Toen is een aantal relevante beslissingen genomen. Op dit moment liggen er geen belangrijke beslissingen voor. Wij hebben wel de wens gehoord om live een ALV te houden. Immers in een live bijeenkomst kunnen leden hun stem laten horen en met elkaar overleggen.
Als alternatief voor een ALV – ook omdat wij niet weten hoe het in het najaar zal gaan met coronamaatregelen en grote groepen sowieso nog niet makkelijk te organiseren zijn- willen wij tafelgesprekken in de kantine houden. Op die manier kunnen we met elkaar over een paar onderwerpen spreken (indien er strengere maatregelen komen, zou dit zelfs via Zoom kunnen).
In het eerste weekend van november organiseren wij daarom een serie “Ronde tafelgesprekken” waarin korte presentaties vooraf gaan aan een gesprek of discussie over verschillende onderwerpen. In een tafelgesprek dat ca. 1,5 uur duurt krijgen leden (die zich vooraf aanmelden) eerst meer informatie en/of een vraag of dilemma voorgelegd. Daarna is er gelegenheid om met elkaar van gedachten te wisselen of aan oplossingen te werken. De onderwerpen die voorgelegd worden zijn voor de vereniging en de leden van belang. Er wordt gezorgd voor een gespreksleider en een notulist. Per tafel gaan 10-15 deelnemers met elkaar in gesprek. Het verslag daarvan wordt achteraf op de website gedeeld, zodat iedereen het kan lezen. De tafelgesprekken kunnen bijvoorbeeld leiden tot concrete oplossingen, een werkgroep en uiteindelijk tot uitgewerkte voorstellen voor de ALV van het voorjaar 2022.
Wij denken bijvoorbeeld aan gesprekken over: recreëren op volkstuinen (n.a.v. de reacties na de vorige ALV), de handhaving van het parkeerbeleid, takkenhopen & composthopen: hoe gaan wij daarmee om, presentatie & discussie over hoe we als vereniging ecologisch tuinieren, presentatie over de stand van zaken rondom waterputten & gevraagde vrijwillige inzet etc.
Leden kunnen zeker ook zelf met voorstellen voor gespreksonderwerpen komen. Eind september sturen wij een aparte nieuwsflits, specifiek over dit onderwerp.
2. Terugblik op de periode juli 2020- augustus 2021
Het is nu ruim een jaar geleden dat Anne Karin en Birgit samen gekozen werden tot voorzitter van de vereniging. Anne Karin werd formeel voorzitter en Birgit werd vice-voorzitter.
Zij gaven een aantal focuspunten, hierna een korte toelichting en verantwoording.
Vergroten draagvlak voor gezamenlijk onderhoud en deelname aan het verenigingsleven
Het grootste doel is het draagvlak vergroten voor de gezamenlijke inzet voor deze mooie tuinvereniging. Wij zijn zuinig op dit stukje Rotterdam en er valt heel wat te organiseren en te onderhouden om het op peil te houden. Er is meer werk dan door de commissies en in tuinbeurten gedaan kan worden. Daarom worden er daarnaast nu ook ‘project-klussen’ georganiseerd, zoals het schilderen van de gebouwen en het onderhoud van het voorterrein in juni. Hiervoor melden leden zich aan om de klus dan gezamenlijk te klaren.
Deze oproepen voor extra activiteiten zijn mogelijk nog even wennen voor veel leden. De meeste inzet kwam doorgaans nog van leden die zich sowieso al actief inzetten voor de vereniging. We zien langzaam het besef groeien dat dat je niet alleen je tuinbeurten of commissiewerk doet, maar ook nog op andere manieren bijdraagt aan het verenigingsleven en het onderhoud. Wij hopen dat we dit najaar en de jaren erna op groeiende inzet kunnen rekenen. Er komt een prikbord met klussen in het verenigingsgebouw te hangen en klussen staan ook op de website. Via de nieuwsbrief brengen we steeds klussen en activiteiten onder jullie aandacht. Om er maar even een one-liner in te gooien: “Samen houden wij deze vereniging mooi en levend.” ;-)
Commissies met een klein bestuur rechtstreeks in overleg
Een andere focus zijn de kortere lijnen tussen bestuur en commissies en/of leden die taken uitvoeren. Voorheen was er een groot bestuur met daarin een bestuurslid dat aanspreekpunt was voor een bepaalde commissie. Ons streven is dat het bestuur zo klein mogelijk blijft en dat voorzitters en/of leden van commissies regelmatig aanwezig zijn bij (een deel van) de bestuursvergaderingen. Het bestuur is nu een stuk kleiner dan vorig jaar. Eind oktober is ook de termijn van Arthur verstreken en zijn taken worden nu overgedragen. Met de commissievoorzitters aan tafel kan er tussen bestuur en commissies, maar ook tussen commissies onderling sneller geschakeld worden en is er ook een veelzijdige kijk op onderwerpen. Wij hopen dat dit de samenwerking en de betrokkenheid nog meer goed doet.
Handhaven?
Uit verhalen van oudere leden weten we: “Ja, als dan de voorzitter langskwam, dan deed iedereen meteen wat ‘ie zei”. De afspraken en regels die in de vereniging gemaakt zijn, staan onder andere in het Tuinreglement. We veronderstellen dat iedereen ermee bekend is en het id beter als je elkaar erop kan aanspreken als dat nodig is. Soms is het even wennen als dat gebeurt, bedenk dan gewoon dat regels met goede redenen door de algemene vergadering bepaald zijn.
3. Financiële consequenties van corona-maatregelen
Corona heeft in 2020 en 2021 ook voor het verenigingsleven behoorlijke gevolgen.
Qua onderhoud van het complex door minder tuinbeurten, qua sociaal leven vanwege de beperkingen op groepsvorming en de 1,5 meter afstand. En ook op financieel gebied. Er zijn minder inkomsten via kantine en verkoop van tuinen. Er zijn minder tuinwisselingen, waardoor er minder inkomsten uit de 8% commissie bij verkoop worden ontvangen. Dit is voor de vereniging een belangrijk inkomstenbron en dit seizoen zijn er pas twee tuinen van eigenaar gewisseld. In een normaal jaar wisselen er wel zes tot acht tuinen van eigenaar. Dat scheelt zomaar een paar duizend euro aan inkomsten voor de vereniging.
Bezuinigingen voor komende periode
Wij houden er rekening mee dat de financiële consequenties best ingrijpend zijn en nemen ook al wat voorzorgsmaatregelen. Een daarvan is de gelegenheid tot het brengen van takken naar het milieupark in de winter. Een paar jaar geleden deden wij dat maar twee keer: in het najaar en in het voorjaar. Afgelopen twee jaren hebben wij het op veler verzoek vier keer gedaan. Dat blijkt een bijzonder grote kostenpost, dus wij schalen komende periode weer af naar twee keer per jaar. De data komen in de reguliere nieuwsbrief. Verder wordt de postbus opgezegd en komt er heel ouderwets weer een brievenbus bovenaan de dijk. Andere uitgaven worden eveneens onder de loep genomen.
Penningmeesterrol formeel vervuld, maar wij zoeken nog een penningmeester
Omdat er formeel een penningmeester moet zijn, is de rol van Birgit bij de Kamer van Koophandel veranderd in penningmeester. Wij hebben ook enkele taken verdeeld. Een groot deel van de administratie werd al door Hans gedaan en wij zijn heel blij dat hij dat blijft doen. Fred gaat zich bezighouden met verzekeringen en contracten en kan adviseren bij gesprekken over grote financiële onderwerpen (denk aan stroomfonds en waterputten). Hans en Fred zijn alleen aanwezig bij vergaderingen als er een onderwerp besproken wordt wat ook hun taak betreft. Birgit zal de andere dagelijkse taken van de penningmeester waarnemen. Wij denken dat wij hiermee vooralsnog een oplossing hebben gevonden voor het penningmeesterschap. Maar nog steeds roepen wij leden op: denk je dat je de vereniging bij kunt staan als penningmeester, meld je dan!
4. Gemeentelijke plannen rondom volkstuinen zijn alarmerend!
De gemeente wil nog voor de komende verkiezingen volgend jaar een omgevingsvisie voor de komende decennia vastleggen. In deze visie komt ook de toekomstige plaats van volkstuinieren aan de orde. In het algemeen verlangt de gemeente meer sociale interactie tussen wijkbewoners en komt de vraag aan de orde of volkstuinieren in de huidige vorm moet blijven bestaan. Het is immers een inbeslagneming van veel grond door relatief weinig mensen (voor stadse begrippen). Daarnaast is de reputatie van volkstuinen niet overal even goed, wat ook invloed heeft op de planvorming.
Van belang is dat wij als volkstuinders hierover meedenken en praten. Dat doen we samen met veel andere volkstuindersverenigingen en met hulp van AVVN. Dit is best specialistisch werk en volkstuindersverenigingen moeten ook strijden om een plek in het debat.
Wij zoeken daarom leden die mee willen werken aan de interactie met andere verenigingen, het betrekken van de wijk bij onze activiteiten en in gesprekken met de gemeente. Ook politieke ervaring is dus heel welkom. De actieve rol van tuindersverenigingen in de ontwikkeling van de stad moet helaas bevochten worden en ons voortbestaan hangt mede af van onze rol in de wijk en in de toekomstige ‘groene stad’.
Stroomnetwerk en waterputten op de agenda van het najaar
Nu wij weer richting winter gaan, is er ook weer meer tijd om te werken aan andere onderwerpen. Afgelopen voorjaar is gebleken dat we het stroomnetwerk beter moeten onderhouden. Over hoe we dat gaan doen, moet worden nagedacht. Hierover zijn wij met enkele leden in gesprek geweest, dat overleg wordt nu weer opgepakt. Verder is de technische commissie bezig met het testen van een solide oplossing voor de haperende waterputten. Hierover volgt later meer informatie. Maar wij kunnen daarover wel alvast zeggen: als wij een betaalbare oplossing hiervoor willen realiseren, zullen we allemaal in actie moeten komen bij de uitvoering.
Tot slot: iedereen een heel mooi najaar gewenst!
Het bestuur