Hierna het verslag van de Ronde Tafel bijeenkomst van zondag 16 oktober jl. Het was een verhelderende bijeenkomst en waardevol gesprek, waaruit een voorstel voor de ALV volgde en onderwerpen voor een volgend gesprek met leden over de tuinbeurten.
Datum : zondag 16 oktober 2022, 10.00 – 11.30 uur
Aanwezig : Sebastiaan, Simone, André D, Trudy, Ria, Willy, Annie, Jeannette A, Joke, Anne Karin, Birgit
Onderwerp : Ronde Tafel 16 oktober over onderhoud complex
Introductie / achtergrondinformatie
Een commissie heeft op eigen initiatief onderzocht hoe het zit met de inzet van leden voor gezamenlijk onderhoud, omdat er signalen zijn dat er te weinig mensen/tijd beschikbaar zijn/is voor effectief onderhoud. Op basis van hun uitkomsten waren er twee voorstellen voor de komende ALV: verhogen van tuinbeurtleeftijd tot 75 jaar met 4 beurten, invulling naar vermogen, en tuinbeurt van 10.00 tot 12.30 uur zonder pauze. Dit laatste voorstel over de pauze is inmiddels ingetrokken na overleg met de ploegleiders en de Groencommissie en wordt niet in stemming gebracht.
Samenvatting gesprek
Na een rondje voorstellen, geeft Willy namens de commissie een overzicht van de huidige inzet van onze 170 leden voor het gezamenlijk onderhoud (zie de info onderaan dit verslag). Als wij het voorstel invoeren leidt dat tot 300 extra uren inzet voor het onderhoud en andere verenigingswerk.
Hieronder volgen de opmerkingen en suggesties die gedaan werden.
Wij moeten opletten dat de focus is op ‘verenigingswerk’. ‘Tuinbeurt’ of ’tuinbeurt’ roept de suggestie van corvee op en bewerkstelligt bij sommige leden weerstand.
‘Gezamenlijk onderhoud’ is wellicht een betere benaming, die gebruiken ze ook bij Eigen Hof. Daarmee wordt ook voorkomen dat leden denken dat ze alleen tuinwerkzaamheden hoeven te doen. Wat niet het geval is, er is ook onderhoud aan gebouwen en paden etc. te doen.
Als de gemiddelde leeftijd van de leden stijgt, zitten wij over niet zoveel jaren met veel meer mensen die geen tuinbeurt hoeven te doen volgens de huidige regeling (stoppen na een bepaalde leeftijd). Hoe zit het met de instroom van jongere leden?
Ca. een kwart van de aspirantleden is boven de 60, de rest (ruim) eronder. Wij selecteren niet op leeftijd bij het toewijzen van tuinen, maar op volgorde op de wachtlijst en interesse. Het is wel fijn als wij op deze vereniging een gemêleerd ledenbestand hebben.
In het voorgesprek voor deze Ronde Tafel met ploegleiders en de Groencommissie werd gesuggereerd dat wij de leeftijdsgrens helemaal loslaten. Enerzijds biedt een leeftijdsgrens het leden een perspectief ‘dan hoef ik niet meer’ en als je de leeftijdsgrens dan verhoogt, kan het gevoeld worden als ‘afpakken’. Anderzijds is het toch eigenlijk logisch dat je als lid van deze vereniging je altijd inzet, ongeacht leeftijd. Als je je eigen tuin kunt bijhouden, dan kun je toch ook wat doen voor de vereniging?
De leeftijdsgrens is een historisch gegroeide beslissing uit de tijd toen leden zich eerst tientallen jaren inzetten voor de vereniging en daarna gevrijwaard werden door andere actieve leden. Die situatie is nu niet meer. Mensen zijn korter lid en het aandeel leden dat actief is voor de vereniging, is kleiner.
De aanwezigen zijn het eens dat het goed is om de verwachting dat je stopt met verenigingswerk na je 70e omgebogen wordt. Uiteraard doet ieder dan naar vermogen, maar zolang je lid bent, blijf je actief voor de vereniging.
Er was aversie tegen de ‘verplichting’ om door te gaan na je 70e. Daarop werd gereageerd dat het werk wel gedaan en georganiseerd moet worden, dus een verplichting is wel logisch, zolang het niet automatisch gedaan wordt door leden. Toegevoegd werd dat het vaak dezelfden zijn die komen als er een verzoek wordt gedaan en dat een deel van de leden zich niet aangesproken voelt.
Wellicht is het een idee om met de tuinleden om je heen gezamenlijk dingen te doen, elkaar erbij te betrekken. Heel veel mails met oproepen sturen, is ook niet altijd effectief. Persoonlijk contact vanuit leden zelf naar andere leden kan een oplossing zijn om meer werk gedaan te krijgen.
Ook werd gezegd dat wij het moeten vieren dat sommige klussen ook vrijwillig gedaan worden. En dat jongeren uitsluiten van bepaalde (minder zware) taken omdat die toegewezen worden aan ouderen, geen goede beslissing is. Daarmee wordt ook kennis, inzet en uitwisseling beperkt.
De inzet door ‘jongere/nieuwere’ tuinleden is in onze vereniging laag. Het principe ‘mentale tuin’ werd toegelicht. Wel een volkstuin hebben vanuit wens en dus lid van een vereniging zijn, maar vervolgens niet de mogelijkheid hebben om er de tijd aan te besteden die nodig is, door allerlei andere verplichtingen die bij een jongere levensfase horen.
Geopperd werd om nieuwe leden 12 tuinbeurten te laten doen het eerste jaar, zodat ze meteen in de juiste modus zitten. In andere complexen hebben ze het proeflidmaatschap geïntroduceerd: na twee jaar wordt beoordeeld of je kunt blijven. Ook is door een aspirantlid geopperd om aspirantleden eerst drie tuinbeurten te laten meedraaien voordat ze in aanmerking komen voor een tuin.
Na gesprek hierover zijn alle aanwezigen het eens dat het een goed idee is om nieuwe leden meteen met de gebruikelijke zeven tuinbeurten te laten meedraaien (i.p.v. drie in het eerste jaar zoals nu). Goed voor de sociale contacten, goed om meteen in de juiste onderhoudsmodus te zitten, goed voor het benodigde aantal uren dat de vereniging nodig heeft. Dit voorstel wordt 29 oktober voorgelegd aan de ALV. Indien een nieuw lid een zwaar verwaarloosde tuin overneemt, is er op individueel niveau wel wat te regelen door het bestuur, maar de regel is zeven tuinbeurten vanaf het begin.
Gesuggereerd werd een smoelenboek te introduceren, zodat je je medeleden leert kennen.
Een andere suggestie was om nieuwe tuinleden een ‘buddy’ te geven, die ze helpt en informeert.
Het advies is om jongere leden persoonlijk te benaderen. Via mail reageren ze niet of nauwelijks, ook omdat ze sociaal gezien wellicht de drempel te hoog vinden om te komen.
Verder is het goed om korte, overzichtelijke projecten te hebben zoals in de klusdag, zodat je ook resultaat ziet van je inspanning. Dit is natuurlijk lastiger bij het onderhoud van de perken. Groen groeit en is na een paar weken weer aan onderhoud toe, dus dat is een herhalende taak.
Hieraan werd toegevoegd dat deelnemen aan een commissie vaak zwaar klinkt. Het adopteren van een klus (bijvoorbeeld met een stel leden zelf de bostuin onderhouden) is een veel aantrekkelijker optie. Dan weten leden ook altijd wat ze moeten doen.
Dit is ook al vaker besproken met de Groencommissie. Nadeel hiervan is dat het voor de vrijwilligers van de Groencommissie meer werk oplevert dan de taak gewoon in de tuinbeurt te laten doen, omdat ze dan verschillende leden moeten instrueren en ook controleren. Verder is de ervaring dat zo’n perk dan ‘eigendom’ wordt van diegene of de groep en dat er soms dingen qua onderhoud gebeuren die niet passen in het groenbeleid van de Groencommissie. Maar dit is wel een onderwerp dat verder gesprek kan hebben.
Laten wij ook bij vervanging van onderdelen op het complex letten op de keuze voor het makkelijkste onderhoud. Bij het schilderen van het verenigingsgebouw is dat bijvoorbeeld gedaan door de keuze van de verf. Dat zou ook kunnen met de inrichting van de perken.
Tenslotte kwam het effectief onderhoud tijdens de tuinbeurten ter tafel. Gezien de tijd en ook de hoeveelheid reacties lijkt dit een goed onderwerp voor een volgend Ronde Tafelgesprek.
Alle deelnemers werden hartelijk bedankt voor hun aanwezigheid, bijdrage en tips. Het was weer een informatieve vergadering.
Acties:
Uitzondering voor nieuwe leden die nu in het eerste jaar drie tuinbeurten doen, laten vervallen en ze meteen zeven tuinbeurten laten doen zoals iedereen, voorleggen aan de ALV op 29 oktober. Dit komt in een nieuwsflits na 24 oktober als ook de termijn voor voorstellen van leden voor de ALV is verlopen.
Een volgende Ronde Tafel plannen over effectieve tuinbeurten.
Informatie van de commissie, gedeeld tijdens het tafelgesprek door Willy
Verenigingswerk VtV Blijdorp
– Werkgroep: op eigen initiatief onderzoek en voorstellen mbt inzet van leden.
– Aanleiding: terugloop aantal leden voor gezamenlijk onderhoud
– Oorzaken: stijging aantal 70+ leden en uitbreiding van winkel- en kantineteams. Momenteel is 42% van alle leden is 60+ en ruim een kwart van alle leden is 70+.
– Huidig beleid: tot 70 jaar tuinbeurtplichtig of deelname aan commissies. Ontstaan in de tijd dat leden vaak meer dan 40 jaar werkbeurten hadden gedaan.
Bevindingen (cijfers augustus 2022)
62 leden (36,5%) – tuinbeurten / gezamenlijk onderhoud (in 2015: 82 leden)
Te weinig om complex te onderhouden.
60 leden (35,3%) – commissies of bestuur,
46 leden (27,1%) – vrijstelling ivm leeftijd (in 2015: 25 leden)
2 leden ( 1,1%) – langdurig ziek.
170 leden (100%)
– 28 van de 46 senioren zijn 70 t/m 74 jaar (1947-1952), waarvan 18 leden niet actief zijn. Verder zijn 4 jongere partnerleden/medegebruikers van 70+ leden niet actief.
Verhoging capaciteit van tuinbeurtploegen:
1. Leden tot het 75e jaar worden tuinbeurtplichtig. Voor 70-75e jaar – 4 tuinbeurten per jaar.
2. Per tuin is de jongste volwassen gebruiker en/of partnerlid tuinbeurtplichtig.
De geboortedatum van alle partners wordt geregistreerd in de ledenadministratie.
3. We houden rekening met het werkend vermogen van onze leden en doen aanpassingen in diverse commissies
– Jongere leden doen meer en oudere leden minder fysiek belastend werk,
– Jongere leden kunnen plaats maken voor oudere leden in de volgende commissies:
Tuinkeuringen, tentoonstellingen, kascontrole, milieupark, winkel en Groene Blijdorper
4. In de jaarlijkse klusdagen wordt fysiek minder belastend werk voor ouderen gereserveerd
Resultaat
– Op basis van de huidige cijfers levert bovenstaande 300 uren per jaar op voor tuinbeurten (gezamenlijk onderhoud) en commissies.
18 leden doen 4 tuinbeurten (van 3 uur) en 4 jongere partnerleden 7 tuinbeurten (van 3 uur) per jaar.
– We stellen op deze manier het gezamenlijk onderhoud van ons complex veilig.